編碼的常用通則說明
???一．編號應(yīng)該反應(yīng)分類
????????編號如能反應(yīng)分類，則在打印報表時，同類之資料才會被匯總于一處，將方便被比較或匯總。分類之一般原則是大分類號在前，小分類號在后，依序排列。例如編號時，可以第一、二碼表示大分類，第三、四、五碼表示中分類，第六、七碼表示小分類，之后則徑行編以幾碼的流水號即可。如果擔(dān)心日后有新增資料發(fā)生，則可以在分類號或流水號中預(yù)留一些空號以便日后可以插入。
???二．編號應(yīng)該反應(yīng)順序
????????排序是電腦強(qiáng)大功能之一。資料在打印或查詢時通常會依資料編號的大小順序由小到大(或由大到小)排列。因此如果我們需要資料在打印時按照某一種順序來排列，就應(yīng)該在編號時對于資料編號之大小順序事前加以規(guī)劃。
???三．變動屬性不應(yīng)納入編號
????????有些資料之某項屬性如果在未來有可能發(fā)生變動，則絕不可將該屬性納入編號中。否則，一但發(fā)生變動時，是否要修改編號將會成為十分困擾的抉擇。例如員工所屬部門就不可納入員工編號中，因為員工調(diào)動部門是經(jīng)常可能發(fā)生的。其它如客戶所屬之責(zé)任區(qū)，商品之分類別?(Group Code)，業(yè)務(wù)員的所屬區(qū)域…等等皆是如此。正確的方法，應(yīng)將這些屬性另設(shè)獨(dú)立的欄位表達(dá)。
???四．編號愈簡短愈好
????????編號之目的在求簡化，因此編號位數(shù)愈少愈好。如此，可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時間，增加資料處理之效率。再者，由于編號簡短，在處理的過程中出錯的機(jī)率也能夠因而降低。
???五．避免采用有意義編號
????????很多人在設(shè)計編號時都希望讓編號反映某些意義，目的在使編號容易記憶或者可以「望字生義」。因此往往以英文單前綴幾碼或縮寫字母冠于編號上。在編料號時則喜歡把一些規(guī)格、尺寸等屬性直接反映于料號中。或許在資料筆數(shù)少時，這種方式的確可以獲得一些方便。但在資料筆數(shù)龐大時，此一方法事實上已收不到「易記」的效果，反而使「分類性」、「順序性」、「彈性」及「唯一性」…等更重要的編號原則難以兼顧，結(jié)果只是徒增編號工作的困擾而已。有許多公司，特別是電子電機(jī)裝配業(yè)常常就是為了要理出有意義的料號體系，而使得編號工作變得異常艱巨、耗時，甚至編到一半就夭折而難以接續(xù)下去。再不然就是勉強(qiáng)將現(xiàn)行料件都編上了料號，結(jié)果日后有新增的料件時，卻發(fā)覺實在不易遵行原來的原則來進(jìn)行新料件的編號工作。
????????事實上，料號僅是料件的代碼。是在電腦化時作為使用者與電腦之間的溝通工具而已。它甚至可以不需要具備任何意義，就像我們的身份證號碼一樣。如果能體認(rèn)這一觀點(diǎn)，那么即使有上萬筆的料件，也可以在短短兩、三周內(nèi)就完成整個編號工作。在國外，甚至有許多公司干脆就用亂數(shù)法則直接賦予料件編號，而絲毫不會影響電腦作業(yè)的進(jìn)行。因為在料件筆數(shù)龐大的電腦化作業(yè)中我們不需要也不可能去記憶一個料號所代表的料件。我們要知道的只是料件的品名規(guī)格（Description），而所有的資料在打印或顯示時，品名規(guī)格都會伴隨著料號出現(xiàn)。
???六．避免使用英文字母
????????亦就是說最好全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編號。一則可使鍵入編號的作業(yè)效率提至最高，一則可避免數(shù)字與某些英文字母因為形象或讀音雷同而產(chǎn)生混淆的情形。如果非用英文字母的話，則英文字母最好排在編號之前幾碼，且位數(shù)必需一致。千萬要避免英文字母與數(shù)字混雜使用。
???七．避免使用特殊符號
????????有人為了使編號段落分明而在編號中使用「-」符號，或者在編號中夾雜「?* 」「．」「/ 」．．．等特殊符號。這些符號之使用將影響輸入之效率，而在口述編號時亦會造成不便，因此最好避免采用。其實編號在使用一段時間后自然會適應(yīng)，不必刻意去使用一些特殊符號讓段落分明。如果非用這些符號不可，則應(yīng)該讓符號出現(xiàn)之位置加以固定，否則反而易生困擾。
???八．編號長度應(yīng)求一致
????????編號長度一致可使閱讀或輸入時一眼即可發(fā)現(xiàn)異常錯誤。再者，一致之長度在我們附加檢查號碼時也將方便許多。如果在實際編號時很難求取編號位數(shù)之一致，則至少要求同一類者位數(shù)一致。譬如在編號時，成品和原料的料號就可能長短差距很大，但我們可以讓成品編號與原料編號個別有其一致之長度。另外一種方式即將編號短之位數(shù)以「0」來補(bǔ)齊。
???九．編號應(yīng)有防錯功能
????????當(dāng)編號位數(shù)愈長時，我們在閱覽、口述、騰寫及輸入一串阿拉伯?dāng)?shù)字構(gòu)成的編號時，發(fā)生錯誤、漏字、次序顛倒、重復(fù)等錯誤的機(jī)率就愈為頻繁。有時這種錯誤會導(dǎo)致資料張冠李戴之嚴(yán)重后果。因此只要編號長度超過六碼以上者，就應(yīng)該考慮在編號后加上一位「檢查號碼」，而視為編號的一部份。如此我們即可用電腦來判斷并警告資料輸入時發(fā)生的錯誤。